Cuando de ponente y asistente pasas a organizador.

Ayer, sábado 27 de Abril se celebró la Asturias NetConf en la EPI de Gijón. Un evento que se englobaba dentro del Global Azure Day y que contaba con el apoyo de Microsoft. Fue una jornada de mañana en la que hubo 6 charlas de temáticas diversas: cómo traducir y cambiar la cultura en .Net Core, testing a escala masiva, NService Bus, Autenticación en apps, Aspectos legales del desarrollo del software y Typescript. Hubo un descanso por el medio para poder disfrutar de un café con dulces y un networking muy entretenido.

¿Por qué lo organizamos?

Decidimos organizar la Asturias NetConf desde Afaya junto con la EPI de Gijón porque nos parecía que aunque había muchos eventos generales o de ciertos lenguajes, nuestra sensación es que sobre lenguajes, frameworks o patrones relacionados con Microsoft no hay tantos. Esto es mas patente en el norte de España y sobre todo en Asturias, donde aunque ya hay una gran variedad de meetups y eventos muy interesantes: AsturiasHacking, AsturPHP, Agile Asturias, Games and Beers, Elixir Asturias, Legal Hackers, Citech, FabadaConf, WTMAsturias no había nada que englobase al universo Microsoft.

Un hecho curioso teniendo en cuenta que en Asturias somos varios miles de programadores y existe un nicho de programadores .Net bastante amplio, aunque no solíamos ver muchas charlas de esta temática en otros eventos.

Tras mi ponencia en la CommitConf pude conocer a Diego Parrilla y conversando con él esa idea que a veces desde Afaya nos habíamos planteado fue tomando forma. Lo que sí teníamos claro es que queríamos que nuestro evento partiese de tres principios fundamentales:

  • Evento gratuito y sin ánimo de lucro. Queríamos que la entrada fuese gratuita para que pudiesen venir todo tipo de perfiles, incluyendo estudiantes y personas con situación económica no muy desahogada y es por ello que preguntamos a la EPI si querían colaborar, porque con su apoyo sería posible. Hemos de decir que desde la dirección de la misma están muy comprometidos con la organización de eventos, que sean de interés para sus alumnos y la comunidad y es una suerte contar con ellos. Como nosotros no queríamos ningún beneficio económico del evento, sabíamos que solo teníamos que cubrir unos mínimos: un café en el descanso, regalos para los asistentes y para los ponentes.
  • Un evento diverso y seguro, queríamos tener diversidad de asistentes en todos los aspectos y para ello necesitábamos que fuese un evento seguro. Por ello desde el inicio pedimos ayuda para elaborar un código de conducta que dejase claro que el evento sería un lugar en el que disfrutaríamos todos y que habría ciertos comportamientos que no se tolerarían.
  • Un evento participativo, teníamos claro que a lo mejor a nosotros nos gustaban ciertas cosas pero a la comunidad no, así que comenzamos a preguntar por redes y por formularios, todo tipo de cuestiones: horario del evento, duración, configuración de la agenda… Al final es un evento para la comunidad y la comunidad debía elegir.

¿Costó mucho organizarlo?

Pues la verdad es que detrás de los eventos hay mucho trabajo. Nuestra idea era comenzar cubriendo mínimos y luego ir añadiendo extras, de esta forma lo primero que aseguramos fue recibir propuestas en el Call For Papers, para luego conseguir la financiación para el café del descanso, regalos para los ponentes y para los asistentes. Lo último en lo que invertimos fue en acreditaciones, carteles y decoración porque no lo considerábamos necesario.

Como no estamos constituidos como asociación no podemos facturar, así que lo que hicimos fue crear un documento que pasamos a los posibles patrocinadores en los que les explicábamos que a cambio de un stand en el evento y difusión en redes sociales nosotros pedíamos que, o bien nos proveyeran de las cosas que necesitábamos, o bien pagasen a un proveedor externo. Solicitamos cuantías variables entre 50 y 500 euros y la respuesta fue muy buena. Al final el evento tuvo un gasto aproximado de 1700 euros, de los que nosotros pusimos 50 euros solamente.

El tiempo que invertimos ya fue mayor, nos ha requerido muchas tardes, llamadas, gestiones y horas de sueño, pero ha merecido la pena. Eso sí nos gustaría haber podido cubrir dos cosas más. Una es los desplazamientos de los ponentes que aunque se los cubrió sus empresas, creemos en la necesidad de cubrirles los gastos ya que hacen un esfuerzo y dedican tiempo a preparar una charla. También nos hubiese gustado poder pagar la comida con los ponentes, aunque disfrutamos de una comida muy entretenida todos juntos.

¿Quienes nos ayudaron?

Pues la Asturias NetConf no hubiese sido posible sin la ayuda de los patrocinadores: Ricoh, Microsoft, Sngular, GitKraken, Impulsa Gijón, Mecalux, JetBrains y R-Ladies Madrid.

Además evidentemente sin los ponentes no hubiese habido evento: José Luque, Antonio Marín (y Manuel Vilachán que no pudo venir), Manuel Jesús Fernández, Noelia Diaz, Rocio Lozano, Sergio Álvarez y Juan José Montiel hicieron que el evento tuviese un alto nivel con sus grandes charlas, que además fueron muy amenas (nos echamos unas risas en varios momentos).

También fue imprescindible la ayuda de nuestros voluntarios: Ulises y Dario, que amablemente vinieron a ayudar el día del evento y de nuestros consejeros: Julio Molleda, Nacho Fanjul y Diego Parrilla, los tres han estado pendientes desde el inicio y dispuestos a dar ideas, sugerencias y ayudarnos a enfocar el evento. También han estado dando ánimos y apoyando siempre la organización del JsDay Canarias 2019 (un referente para nosotros), Aida Albarrán, Francisco Moreno, y María Fernández.

Gracias a todos ellos.

Cosas que nos han salido bien

Estamos contentos por varias razones:

  • No hemos tenido problemas de tiempos, el dejar 5 minutos entre charla y charla creemos que lo ha facilitado.
  • Ha habido muchas preguntas, usamos sli.do y creemos que ha favorecido que hasta las personas más tímidas pudiesen enviar sus preguntas de forma que nosotros las íbamos leyendo al ponente. Esto lo copiamos de BilboStack otro evento que es referente para nosotros y cuyos organizadores se ofrecieron a cedernos su aplicación, son un ejemplo de comunidad.
  • Hemos tenido charlas muy variadas, lo cual es genial.
  • El sorteo final con Kahoot ha estado compuesto de regalos interesantes y los participantes lo han disfrutado mucho.
  • El café fue abundante y hubo un networking muy chulo entre los participantes.
  • Hemos podido hacerles regalos a los ponentes y voluntarios para agradecerles su esfuerzo y la bolsa de los asistentes creemos que ha gustado porque conseguimos juntar un montón de regalos.

Puntos de mejora

Después del feedback que nos han dado y de nuestra propia experiencia nos gustaría que el próximo año:

  • Pagar el desplazamiento a los ponentes y pagarles una comida al finalizar el evento.
  • En el café aunque había opciones para alérgicos e intolerantes nos ha faltado algo de fruta, leche vegetal y zumos, para que fuese mas healthy y para que las personas veganas y vegetarianas puedan disfrutarlo también.
  • Poner una cafetera a la llegada para que los ponentes y asistentes se puedan tomar algo antes de entrar al evento que sino hasta la parada para el café es mucho tiempo.
  • Ponerlo en otra fecha que no coincida con mas eventos similares en España para que las personas de Asturias y otras provincias no se vean obligadas a elegir entre sedes.
  • Conseguir darle más publicidad aún, nos encantaría conseguir que los medios nos ayudasen para poder llegar a más público y que todo aquel que le apetezca se venga.

¿Y ahora?

Pues ahora a descansar y volver a acudir a muchos eventos como asistentes y en los que tengamos suerte de ser elegidos como ponentes. También continuar compartiendo con la comunidad en AsturiasHacking y asistiendo a otros meetups interesantes y tras un descanso pensar en la edición 2020, si a la comunidad le apetece volver a juntarse en una Asturias NeteConf.

¡Muchas gracias a todos y todas por haber venido ayer y compartido una mañana genial con nosotros!

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Software Developer at Sngular. PhD on Immunology, always learning and trying to share knowledge. Microsoft Most Value Professional on Developer Technologies.

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